Als Arbeitgeber sind Sie verpflichtet, zur arbeitsmedizinischen Vorsorge beizutragen. Das bedeutet, dass Sie Ihren Mitarbeitenden auf Basis Ihrer Gefährdungsbeurteilung die richtige Vorsorge zum richtigen Zeitpunkt anbieten müssen. Die gesetzliche Grundlage dazu finden Sie in der Verordnung zur arbeitsmedizinischen Vorsorge (ArbMedVV). Die Pflicht, eine Vorsorgekartei zu führen, finden Sie ebenfalls in der ArbMedVV:
„Als Arbeitgeber müssen Sie eine Vorsorgekartei mit Angaben darüber führen, dass, wann und aus welchen Anlässen arbeitsmedizinische Vorsorge stattgefunden hat.“
(Quelle: § 3 Abs. 4 ArbMedVV)
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So führen Arbeitgeber die Vorsorgekartei rechtssicher
Um die vorgeschriebene arbeitsmedizinische Vorsorge in Ihrem Unternehmen rechtssicher zu organisieren und vollständig zu dokumentieren, müssen Sie nachfolgende Punkte beachten:
- Inhalt und Format: In der Vorsorgekartei muss dokumentiert werden, welcher Mitarbeiter, wann und aus welchem Anlass eine arbeitsmedizinische Vorsorge erhalten hat. Um Ihren Verwaltungsaufwand zu minimieren, können Sie diese Kartei auch vollständig automatisiert führen.
- Datenschutz und Sparsamkeit: Da die Vorsorgekartei sensible personenbezogene Daten enthält, sind Sie dem Prinzip der Datensparsamkeit verpflichtet (gemäß der DSGVO darf bei der Erhebung und Verarbeitung personenbezogener Daten nur das absolut notwendige Minimum verwendet werden). Der Umfang der zu dokumentierenden Daten sowie die Aufbewahrungspflichten für Ihren Betrieb sind daher gesetzlich eng beschränkt.
Welche Daten müssen in der Vorsorgekartei erfasst werden?
Die Erfassung der Daten erfolgt für alle Personen im Betrieb, für die eine arbeitsmedizinische Vorsorge veranlasst oder angeboten wurde. Nach den Empfehlungen der DGUV umfasst die Vorsorgekartei folgende Angaben:
- Name und Vorname
- Geburtsdatum
- Anschrift
- Tag der Beschäftigungsaufnahme
- Tag der Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses
- Mitgliedsnummer der Unfallversicherung
- Anlass der arbeitsmedizinischen Vorsorge
- Datum der durchgeführten Vorsorge
- Datum der nächsten arbeitsmedizinischen Vorsorge laut ärztlicher Bescheinigung
Während die Vorsorgekartei die gesetzlich geforderte Gesamtübersicht über die arbeitsmedizinischen Vorsorgen aller Beschäftigten in Ihrem Unternehmen ist, stellt die Vorsorgebescheinigung den individuellen Nachweis für eine einzelne Untersuchung dar.
Inhalte der Vorsorgebescheinigung nach AMR 6.3
Die Vorsorgebescheinigung bestätigt die Teilnahme an einer arbeitsmedizinischen Vorsorge. Der Betriebsarzt stellt dieses Dokument nach dem Beratungsgespräch aus und händigt es sowohl dem Beschäftigten als auch dem Arbeitgeber aus.
Die Bescheinigung enthält alle Angaben, die der Arbeitgeber für das Führen der Vorsorgekartei benötigt. Die rechtlichen Details und Muster für dieses Dokument sind in der Arbeitsmedizinischen Regel AMR 6.3 festgelegt.
Folgende Angaben sind in der Vorsorgebescheinigung enthalten:
- Vorname und Name
- Geburtsdatum
- Privatanschrift der beschäftigten Person
- Anschrift des Arbeitgebers
- Datum der durchgeführten Vorsorge
- Anlass der Vorsorge mit Nennung der Tätigkeit
- Art der Vorsorge, unterschieden nach Pflicht, Angebot oder Wunschvorsorge
- Termin der nächsten Vorsorge
- Unterschrift des Arztes mit Angabe der Anschrift und Qualifikation
Eine Vorsorgebescheinigung wird für jede Person einzeln ausgestellt. Sie enthält keine medizinischen Befunde oder Ergebnisse der Untersuchung. Zudem ist es nicht zulässig, die Vorsorgebescheinigung mit Nachweisen über die gesundheitliche Eignung (Eignungsuntersuchung) für berufliche Anforderungen zusammenzufassen.
Die Vorsorgebescheinigung wird auch dann ausgestellt, wenn ein Beschäftigter körperliche oder klinische Untersuchungen ablehnt. Entscheidend für die Ausstellung ist, dass das ärztliche Beratungsgespräch stattgefunden hat.
Wie lange muss die Vorsorgekartei aufbewahrt werden?
Solange ein Beschäftigungsverhältnis besteht, müssen Sie die Vorsorgekartei für mögliche Prüfungen durch die zuständigen Behörden jederzeit bereithalten. Erst mit dem Ende der Beschäftigung ändert sich diese Gegebenheit: Sie müssen dem aus dem Unternehmen ausscheidenden Mitarbeiter unaufgefordert eine Kopie seiner Einträge aushändigen und anschließend seine Vorsorgekartei löschen, sofern keine Sonderregelungen eine längere Aufbewahrung erfordern.
Mit dem Ende des Beschäftigungsverhältnisses findet außerdem ein Verantwortungswechsel statt: Da Ihre gesetzliche Aufbewahrungspflicht erlischt, liegt es ab diesem Moment in der erweiterten Selbstverantwortung der Arbeitnehmer, ihre Vorsorgeergebnisse sicher zu verwahren. Damit wird sichergestellt, dass ihnen diese wichtigen medizinischen Informationen über den gesamten weiteren Berufsverlauf hinweg zur Verfügung stehen.
Welche rechtlichen Risiken drohen bei einer fehlerhaften Vorsorgekartei?
Wenn die Dokumentation im Rahmen der arbeitsmedizinischen Vorsorge nicht, nicht richtig oder unvollständig erfolgt, kann das für Arbeitgeber weitreichende Konsequenzen nach der Verordnung zur arbeitsmedizinischen Vorsorge (ArbMedVV) sowie dem Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) haben.
Hier sind die möglichen rechtlichen Folgen im Überblick:
- Das Nichtführen oder fehlerhafte Führen der Vorsorgekartei entgegen § 3 Abs. 4 ArbMedVV stellt eine Ordnungswidrigkeit dar. Dabei handelt es sich um eine Verletzung der gesetzlichen Dokumentationspflicht (§ 10 ArbMedVV „Ordnungswidrigkeiten und Straftaten“).
- Gemäß § 25 ArbSchG („Bußgeldvorschriften“) in Verbindung mit § 10 ArbMedVV kann dieses Versäumnis mit einer Geldbuße von bis zu 5.000 Euro sanktioniert werden (pro Einzelfall).
- Gefährdet ein Arbeitgeber durch das bewusste Nichtführen der Kartei (vorsätzliche Handlung) das Leben oder die Gesundheit der Beschäftigten, kann dies gemäß § 26 Nr. 2 ArbSchG („Strafvorschriften“) als Straftat gewertet werden, was zu Geldstrafen oder sogar zu Freiheitsstrafen von bis zu einem Jahr führen kann.
- Im Schadensfall, etwa beim Auftreten einer Berufskrankheit, führt eine unvollständige Dokumentation dazu, dass der Arbeitgeber seiner Beweispflicht nicht nachkommen kann. Wenn nicht rechtssicher nachgewiesen werden kann, dass die vorgeschriebene arbeitsmedizinische Vorsorge ordnungsgemäß stattgefunden hat, drohen zivilrechtliche Schadensersatzforderungen und Regressansprüche der Berufsgenossenschaften.
Die digitale Vorsorgekartei der Betriebsarzt.GmbH
Effizienter Arbeitsschutz ohne Dokumentationslücken: In der betrieblichen Praxis sind händisch geführte Excel-Listen oft das größte Risiko. Diese Listen sind selten aktuell, oft unvollständig und erfüllen kaum die strengen Datenschutzanforderungen für sensible Gesundheitsdaten.
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